貨代知識詳解

　　貨代公司操作流程操作部工作流程

　　一、訂艙

　　1. 客戶向我司訂艙的

　　2. 客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

　　1. 托運人/發(fā)貨人2)船公司/船名/航次或船期3)起運港4)目的港/中轉港5)貨名6)柜型、柜量7)運價8)托運人的簽字、蓋章

　　3. 客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運價是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認, 待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號。

      4. 訂艙單發(fā)出后，客服人員應主動向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆。

　　5. 訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：

　　1) 新建委托 ?C 輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。

　　2) 工作號，并按各業(yè)務員創(chuàng)建業(yè)務編號，比如“客戶服務”以KF開頭。

　　3) 輸入費用明細 - 主要是應收費用。

　　4) 訂艙確認 ?C 輸入訂艙號。

　　輸入電腦時，應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、開船日期。

　　6. 操作臺帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：

　　1) 托運人應與訂艙單上的托運人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人;

　　2) 費用明細應仔細填寫，“應收”為向客戶收取費用;“應付”為由我公司支付的費用;運費到付的需填寫在“到付”欄，各種費用應分項列明;向客戶收取的費用為ALL IN時，須注明包含哪些費用;免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上簽字確認;

　　3) 需由我司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經理或公司領導確認，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領導確認);

　　4) 客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經理或公司主管領導簽字確認;

　　5) 訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫;

　　6) 客服人員應在臺帳上相應位置簽字。

　　7. 客服按業(yè)務員設立登記臺帳，客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務編號登記在臺帳上，以便統(tǒng)計查詢。

　　二、拖車、報關

　　1. 出書面申請，公司批準后方能安排。

　　2. 安排拖車前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認裝柜時間及地點。

　　3. 安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協(xié)議價格、S/O NBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認后，根據(jù)客戶的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等。

　　4. 應至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排。

　　5. 委托后，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠。

　　6. 客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔。

　　7. 一般貿易在深圳清關的可不需司機本，若是轉關的貨柜一定要求車行帶司機本前往，可委托車行代辦轉關手續(xù)。

　　8. 安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排。

　　9. 如客戶要求凍柜需代發(fā)電機的，應安排有帶發(fā)電機的拖車公司拖柜。

　　10. 在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。

　　11. 在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間，可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產生還空費用。

　　12. 安排報關時，需將退稅聯(lián)等重要報關文件在報關臺帳上作登記，由報關行簽收。在收到由報關行退回的退稅聯(lián)后，應立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀錄。